Преходът към електронни трудови досиета и регистри, въведен с последните изменения в трудовото законодателство, безспорно представлява важна стъпка към модернизиране на административните процеси. След 1 юни 2025 г. информацията за трудовите правоотношения се подава и съхранява изцяло в електронен формат чрез регистрите на НОИ. Това обаче не означава, че хартиената трудова книжка е изгубила значението си.

Напротив – за периодите преди въвеждането на електронния регистър тя остава основното доказателство за придобит трудов стаж. Разпространеното убеждение, че „държавата разполага с цялата информация“, не отразява напълно реалната нормативна рамка.

Дигитализацията не обхваща миналото със задна дата

Електронният регистър на заетостта функционира на принципа на текущо и бъдещо отчитане. Данните се подават от работодателите от момента на влизане в сила на новия режим – 1 юни 2025 г. Системата не съдържа автоматично прехвърлена информация за предходни години.

Това означава, че трудовият стаж, придобит преди тази дата, продължава да се удостоверява чрез хартиената трудова книжка и съответните първични документи. При липса на този документ доказването на стаж за по-ранни периоди може да се окаже затруднено и да изисква допълнителни удостоверения от бивши работодатели или архивни институции.

Следователно електронният регистър е инструмент за бъдещето на трудовите правоотношения, но не замества доказателствената сила на вече издадените документи.

Задължения на работодателя при приключване на хартиената книжка

В рамките на прехода към новата система работодателите имаха задължение:

• да изчислят и впишат натрупания трудов стаж към 1 юни 2025 г. в години, месеци и дни;
• да удостоверят данните с подпис и печат;
• да върнат оформената трудова книжка на служителя.

След тази дата работодателят няма право да съхранява оригинала, освен в изрично предвидени от закона случаи. Документът следва да се пази от работника или служителя като част от личния му архив.

Практическият извод е ясен: ако трудовата книжка все още се съхранява при работодателя, е препоръчително тя да бъде изискана и прибрана при титуляра ѝ.

Процедура при загубена трудова книжка

В условията на електронен регистър може да възникне погрешното впечатление, че липсата на хартиената книжка не представлява проблем. За периодите преди 1 юни 2025 г. това не е така.

При изгубен документ процедурата включва:

• подаване на заявление за издаване на дубликат;
• събиране на удостоверения от предишни работодатели;
• представяне на допълнителни доказателства при необходимост.

Този процес може да бъде продължителен, особено когато работодатели вече не съществуват или архивите им са прехвърлени към други институции.

Препоръчителни действия за допълнителна сигурност

Макар оригиналът да запазва своята доказателствена стойност, практиката показва, че изготвянето на цифрово копие представлява разумна превантивна мярка. Сканирането или заснемането на всички страници – включително тези с корекции, печати и допълнителни вписвания – осигурява допълнителна защита при евентуална загуба или повреда.

Тези копия не заместват оригинала, но могат значително да улеснят възстановяването на информация при нужда.

Проверка на данните в електронния регистър след 1 юни 2025 г.

С въвеждането на електронното трудово досие всеки осигурен има възможност да следи подадените за него данни чрез електронните услуги на НОИ.

Необходими средства за достъп

За вход в системата е необходимо:

• Персонален идентификационен код (ПИК) на НОИ или НАП; или
• Квалифициран електронен подпис (КЕП).

Достъпът се осъществява през Единния портал за електронни услуги (ЕПЕУ), който от началото на 2026 г. ще бъде единствената платформа за предоставяне на всички административни и справочни електронни услуги, съдържащи информация за осигурените лица, осигурителите, самоосигуряващите се, получаваните парични обезщетения и отпуснатите пенсии.

Каква информация следва да бъде налична?

В „Електронното трудово досие“ следва да са отразени:

• датата на започване на работа след 1 юни 2025 г.;
• заеманата длъжност;
• осигурителният доход;
• настъпили промени по трудовия договор;
• информация за определени видове отпуски, които подлежат на електронно отчитане.

На какво следва да се обърне внимание?

1. Липсващи периоди – ако след 1 юни 2025 г. липсват данни при действащо трудово правоотношение, това може да означава, че информацията не е подадена коректно или в срок.
2. Несъответствие в осигурителния доход – вписаният доход следва да съответства на договореното възнаграждение.
3. Информация за старата книжка – електронната система отразява факта на приключване на хартиената книжка, но не съдържа нейните детайлни исторически записи.

При установено несъответствие първата стъпка е сигнал до счетоводството или отдел „Човешки ресурси“ на работодателя, които разполагат със законов механизъм за корекция на подадени данни.

Баланс между хартиения и електронния формат

Дигитализацията на трудовата история безспорно повишава прозрачността, намалява риска от загуба на текуща информация и улеснява административните процедури. Тя обаче не дерогира значението на вече издадените хартиени документи.

В преходния период съществуват два паралелни източника на информация:

• хартиената трудова книжка – доказателство за стажа до 1 юни 2025 г.;
• електронният регистър – официален източник за данните след тази дата.

Разбирането на този двоен режим е ключово както за служителите, така и за работодателите и счетоводителите.

Съвместното съществуване на двата режима изисква информираност и внимателно отношение, за да се избегнат бъдещи затруднения при доказване на трудов стаж и осигурителни права.