Какво представлява технологията за оптично разпознаване на символи (OCR)?
OCR Optical Character Recognition преобразува ръкописни или печатни материали (текст) във формати, които могат да бъдат разчетени електронно. Днес OCR софтуери се използват, за да преобразуват хартиени документи в дигитални активи. Дигитализацията им позволява да се индексират, да се съхраняват в електронен вид и да се редактират със софтуерни инструменти, като например текстообработващи програми.
Как работи OCR?
OCR софтуерът разделя изображението на отделни елементи — линии, криви и точки — и след това ги сравнява с подобни такива в база данни с познати символи. Ако има съвпадение между непознатия елемент и този в базата данни, програмата ще предположи каква буква смята, че вижда на това място на страницата. Ако има няколко възможности за всяко място от страницата, програмата ще използва методи за статистически анализ, за да реши коя буква според нея е най-вероятната правилна. Първата стъпка при OCR е сканирането. Следващата стъпка включва анализ на визуалното съдържание на изображението и преобразуването му във форма, годна за редактиране, включително сегментиране, анализ на оформлението, изолиране и разпознаване.
Кои са компонентите на OCR?
Основните компоненти на една OCR система са:
- Сканиращо устройство — Сканиращото устройство сканира документа и го превръща в електронен образ, за да можете да го съхраните в компютър или база данни.
- Компонент за разпознаване — Компонентът за разпознаване преобразува електронното изображение в текстов файл, използвайки техники за обработка на изображения като съпоставяне на образец и извличане на характеристики.
- OCR софтуер — OCR софтуерът взема резултата от компонента за разпознаване и го съхранява във формат, който могат да използват други приложения на вашия компютър.
Счетоводна отчетност и OCR технологията
Както бизнесът ви се развива и увеличава мащаба си, така трябва да се развиват и вашите финансови и счетоводни системи. Търсенето на OCR технологии нараства, тъй като все повече предприятия осъзнават ползите от тях. Способността да се извличат данни от различни източници, да се преобразуват в използваем формат и след това да се вкарват във финансова и счетоводна система е от съществено значение на съвременния глобален пазар. Събирането и въвеждането на данни отнема много време и е скъпо, ако се извършва ръчно. Но с помощта на правилната OCR технология вашият бизнес може да автоматизира този процес, като оптимизира производителността си и пести ценно време.
Как OCR технологията е полезна в счетоводната отчетност?
Ежедневния документооборот във фирмите е свързан с обработката на множество финансови или счетоводни документи като фактури, разписки или поръчки за покупка, предавателно-приемателни протоколи и други като част от ежедневните си работни процеси. Въвеждането в счетоводния софтуер често се извършва ръчно, тъй като различните счетоводни и финансови документи не винаги могат да се четат машинно! И тъй като мащаба и дейността на предприятията се разраства, те трябва да обработват все повече финансови документи. Независимо от размера на вашия бизнес, интелигентната OCR технология предлага редица големи предимства, включително:
Бързо въвеждане и осчетоводяване на документите в счетоводния софтуер: Можете да използвате софтуера си за OCR, за сканиране сканиране на фактура и последващата й автоматизирана обработка (извличане на данните от съответните полета на документа и автоматичното й осчетоводяване), което намалява значително времето за обработка на документа
Намаляване на грешките: Когато сканирате документи накуп, има по-малко възможности за човешка грешка, тъй като процесът е по-автоматизиран. И тъй като данните вече са в текстов формат, OCR също помага за отстраняването на някои грешки (например печатни), които иначе биха се появили при ръчно въвеждане.
По-адекватна и навременна картина на финансите на компанията: Болезнената истина е, че много компании все още използват ръчни или нискокачествени методи за съгласуване и отчитане, на плащания по фактури което означава, че имат забавяне на видимостта на показателите на вземанията си. Те често чакат края на месеца, да сверят всички транзакции с търговските си операции. Този процес се ускорява значително чрез съгласуването на плащанията с помощта на OCR технологията.
По-ефективно използване работното време на служителите в организацията: Елиминират се значителна част от ръчните процеси и бумащината и се насочват усилията на работната сила към други творчески и по-предизвикателни задачи.
Подобрени възможности за търсене: С конвертирането на документи в PDF файлове OCR позволява да търсите и индексирате документи, като процеса спестява значително време и усилия. Това е полезно, ако искате да откриете документ на база наличие в него на определена дума или фраза.
Възможност за превод: OCR може да превежда документи на различни езици, без да превежда ръчно всяка дума или фраза. Автоматизираните преводи улесняват компаниите, които искат да навлязат на чужди пазари, тъй като да пуснат своите оферти и фактури през OCR, за да могат контрагентите им от други страни да ги прочетат на родния си език.
Елиминират се разходите за съхранение и обработка на документи: Организациите могат да намалят използването на хартиени документи или преминат почти изцяло на безхартиено счетоводство.
