Платеният годишен отпуск има давност. Отдавна отминаха времената, в които е било възможно да се натрупат стотици дни отпуск и работодателят да ги изплаща при напускане. По Кодекса на труда всеки работник или служител с поне 8 месеца трудов стаж (независимо при колко работодатели) придобива право на основен платен годишен отпуск минимум от 20 работни дни за календарна година. Платеният отпуск може да бъде по-дълъг при определени условия (рискова работа, педагогически дейности, непълнолетни и др.), но минимумът е 20 дни.

За да ползва платения си отпуск, служителят следва да подаде писмено заявление до работодателя, който писмено му дава разрешение. Отпускът може да се ползва наведнъж или на части, като служителят трябва да се съобрази с утвърдения от работодателя график. По закон работникът е задължен да ползва годишния си отпуск до края на годината, за която той се отнася. Работодателят, от своя страна, трябва в началото на всяка година да информира служителите колко дни отпуск им се полагат и колко са останали от предходната година. Това става с график за ползване на отпуските, който се публикува и утвърждава от работодателя (Наредба №4/1996 г., чл. 22 и чл. 23). В някои ситуации законът дори позволява работодателят да предостави отпуска едностранно – например при спиране на работа над 5 дни, или ако служителят сам не е заявил отпуск до края на календарната година.

Отлагане и давност на платения отпуск

По искане на работника или служителя (с изрично негово заявление) част от платения отпуск може да се отложи за ползване през следващата календарна година, но само със съгласието на работодателя. По аналогичен начин работодателят може да отложи ползването на част от отпуска поради важни производствени причини (например при непрекъсваем технологичен процес), като в този случай е длъжен поне половината от полагаемите дни да бъдат ползвани в годината, за която са определени, а останалите – най-късно до средата на следващата година. След изтичането на този срок работникът може с 14-дневно предизвестие да използва прехвърлените дни, без да му е необходимо допълнително съгласие от работодателя.

Важно е да се знае, че платеният годишен отпуск изтича по давност: ако не бъде използван в срок до края на втората година след годината, за която е полагаем, правото на ползването му се погасява. Например натрупаните дни от отпуск за 2023 г. могат да се използват най-късно до 31 декември 2025 г.; след това те „изгарят“. Същата двугодишна давност важи и за отложените дни. Едно от законовите изключения е, че ако служителят по време на годината е бил в друг вид отпуск (например болничен или майчинство), давността се „спира“ и започва да тече отново след отпадането на причината. Според чл. 176а, ал. 2 от КТ при отлагане заради майчинство общият срок за ползване на отпуснатите дни се удължава – например при майчинство, приключващо през 2025 г., отложените дни могат да се ползват до 31 декември 2027 г. включително.

При прекратяване на трудовото правоотношение служителят има право на обезщетение за неизползваните дни платен отпуск, които още не са излезли от двугодишната давност. Не е предвидено обаче компенсация в пари за остатъчен отпуск, освен в случая на напускане или уволнение. Тоест, по общо правило неизползваният платен отпуск се губи, а работодателят не е задължен да го изплаща, с изключение на обезщетението при прекратяване.

Неплатен отпуск

Трудовият кодекс дава възможност за вземане на неплатен отпуск, но той не е субективно право на служителя, а „правна възможност“, която зависи изцяло от преценката и съгласието на работодателя. Правото на неплатен отпуск възниква от деня на сключването на трудовия договор и трае до прекратяването му (чл. 160, ал. 1 КТ). По искане на служителя работодателят може да разреши неплатен отпуск с произволна продължителност, стига това да е чрез писмено разрешение. Изрично законът предвижда, че работодателят не може да откаже еднократно до една година неплатен отпуск на работник/служител, който работи в Министерски съвет или международни организации (чл. 160, ал. 2 КТ) – това е частен режим за малка група лица.

В общия случай служителят може да поиска неплатен отпуск във всяка ситуация, без изискване за минимален стаж. Типично неплатен отпуск се ползва например:

- когато служителят няма достатъчен трудов стаж, за да ползва платен отпуск за годината, или

- когато вече е ползвал целия си платен отпуск за годината, или

- когато служителят има друг повод и предпочита неплатен отпуск пред платен.

Подаването на молба за неплатен отпуск става писмено, адресирано до работодателя. В молбата се посочват периода и продължителността на отпуска, без да е задължително работникът да излага мотиви. Разрешението на работодателя също трябва да е в писмена форма – обикновено чрез заповед или резолюция върху самата молба. За разлика от платения отпуск, при неплатения няма твърдо времево ограничение (освен посочените по-горе 1 година за изключителните случаи), но работникът не може да бъде принуждаван да го вземе – всичко е по договаряне. До 30 работни дни неплатен отпуск годишно се зачита в трудовия стаж (чл. 160, ал. 3 КТ), но надвишаващата тази граница се зачита само ако някой друг норматив го допуска.

Електронно подаване на заявления за отпуск

По принцип Кодексът на труда изисква отпускът да се ползва „с писмено разрешение на работодателя“ (чл. 172 КТ и Наредба №4/1996). Това позволява и електронно подаване на заявлението, особено след въвеждането на Закона за електронния документ и електронния подпис, който приравнява квалифицирания електронен подпис със собственоръчен. В съвременната практика все по-често исканията за отпуск се подават чрез вътрешни софтуерни системи или имейл, подписани електронно, като така се изпълняват писмените изисквания.