С приемането на последните изменения в Кодекса на труда и подзаконовата нормативна база, България официално преминава към използване на електронни трудови досиета и електронни трудови книжки. Тази дългоочаквана реформа е част от цялостната стратегия за дигитализация на административните услуги и цели да облекчи както работодателите, така и служителите. Въпреки позитивния заряд, промените поставят и нови предизвикателства – особено за професионалистите в областта на счетоводството и човешките ресурси.
Какво се променя?
От 1 юни 2025 г. работодателите вече нямат задължение да издават или поддържат хартиени трудови книжки. Вместо това цялата информация, свързана с трудовия стаж, осигурителния доход и други обстоятелства, ще се съхранява и актуализира в електронен вид – в регистри, поддържани от Националния осигурителен институт (НОИ).
Какво се подава и как?
Работодателите ще подават към НОИ следната информация за всеки служител:
- Дата на постъпване и напускане по трудов договор
- Длъжност и основание за сключване/прекратяване на договора (чл. от КТ)
- Вид осигуряване и осигурителен доход
- Отпуски по чл. 160, 162 и 163 от КТ (неплатен отпуск, болнични, майчинство)
- Промени в условията на трудовия договор – длъжност, работно време, трудово възнаграждение и др.
Подаването се извършва по електронен път чрез системата за електронен обмен на данни (ЕЛЕКТРОНЕН РЕГИСТЪР НА ТРУДОВАТА ДЕЙНОСТ), достъпна през портала на НОИ. Използва се квалифициран електронен подпис (КЕП) и се подават:
- Справки образец УП-1 и УП-2 (в електронен формат)
- Съобщения за настъпили обстоятелства (прекратяване, промяна, отпуск и др.)
- Ежемесечни справки за осигурителен доход (в синхрон със справките към НАП)
Всички подавания следва да се извършват в реално време или в срок до 7 дни след възникване на съответното обстоятелство, в съответствие с новите указания на НОИ.
Ползи за служителите
- По-лесен достъп до информация: Всеки работещ ще може да прави справки за трудовия си стаж и осигурителен принос чрез профила си в системата на НОИ, без да се налага да пази физически документи.
- По-малък риск от загуба или повреда: С хартиените книжки често възникват проблеми при загуба, повреди или липса на актуализация. Електронната форма елиминира тези рискове.
- Обективна и проследима история на заетостта: Премахва се възможността за манипулации, поправки или пропуски в ръчно водените книжки.
Отговорности за работодателите и счетоводителите
- Задължително електронно подаване на данни: Работодателите са длъжни да подават в срок коректна информация към НОИ чрез утвърдени електронни канали.
- Нови изисквания към софтуерните системи: Използваните ТРЗ/ЛС системи трябва да поддържат пълна интеграция с регистрите на НОИ и да позволяват автоматизирано подаване на данни.
- Актуализация на вътрешни процедури: Преминаването към електронен формат налага преразглеждане на трудовите досиета, електронно подписване на документи и осигуряване на съответствие с изискванията на Закона за електронното управление и Закона за защита на личните данни.
Какво се случва със старите книжки?
Хартиените трудови книжки, издадени до момента, запазват доказателствената си стойност. Работодателите са длъжни да ги върнат на служителите след въвеждане на данните в електронен вид. Препоръчва се служителите да ги съхраняват, тъй като те могат да бъдат необходими при доказване на обстоятелства за минали периоди.
Въпрос на сигурност и прозрачност
Новата система ще използва електронна идентификация и квалифициран електронен подпис (КЕП) за осигуряване на автентичност и проследимост при подаване на документи. Това намалява риска от злоупотреби и повишава киберустойчивостта на процеса.
Какво следва?
До края на 2025 г. се очаква:
• Всички работодатели да са преминали към новия формат.
• Да бъде активирана пълна функционалност за служителите за достъп и проверка на личните им трудови данни чрез електронните услуги на НОИ.
• Да се въведат санкции при неподаване или подаване на неверни данни в регистрите.
